V zadnjih letih se vse hitreje spreminjajo tudi navade in pričakovanja strank in uporabnikov, kar pa se seveda mora odražati tudi v izdelkih in storitvah, ki jih ponujamo (potencialnim) kupcem. Vse bolj je pomembna ažurnost podatkov ter mobilnost, torej dostop kjerkoli in kadarkoli.
Spopadanje z nenehno spreminjajočimi izzivi, trendi in tržnimi fluktuacijami lahko oblaži digitalizacija poslovanja. Omogoči namreč tudi to, da podjetje več časa in pozornosti nameni svoji osrednji dejavnosti, ob tem pa avtomatizira ponavljajoča opravila z nižjo dodano vrednostjo.
Kdaj je digitalno boljše od analognega?
A digitalizacija ni projekt, ki bi ga lahko stisnili v nekaj dni, ko imamo slučajno nekaj več časa. Nikar ne podcenjujte sprememb navad, ki jo spremljajo. Zavedajte se, da je ta smiselna le v primeru, da je prinaša rezultate, ki so bistveno boljši od trenutnega stanja – samo tako bodo zaposleni spremembe sprejeli in spremenili svoje vedenje.
Hkrati pa mora digitalizacija izpolniti še nekaj drugih pogojev. “Digital” bo papir premagal le, če zagotovi izboljšano funkcionalnost, je enostaven za uporabo, obenem pa se je novega načina dela tudi enostavno naučiti.
Nasveti za uspešno uvedbo brezpapirnega poslovanja
Digitalizacija poslovanja seveda ni enostavna. Zahteva napor, strateške odločitve, usposabljanja zaposlenih, potrpljenje in vztrajnost. A na drugi strani prinaša bistveno boljšo učinkovitost, višji nivo storitve, večjo fleksibilnost in odzivnost, več prostora, ipd.
Določite cilj
Kakšna organizacija želite postati? Kakšen je vaš idealen posloven proces po uvedbi sprememb? Je glavni cilj:
- Izboljšano sledenje dokumentov, učinkovitejša hramba?
- Črtanje nepotrebnih opravil, ki omogoča prihranek časa?
- Inovacije novih izdelkov oz. storitev s pomočjo sodobne tehnologije?
- Kaj drugega? Vse od naštetega?
- Kdo je vodja procesa prenove?
Digitalizacija vključuje celotno podjetje, poleg sodelovanja zaposlenih pa zahteva tudi aktivno vlogo vodstva. Do sprememb in izboljšane učinkovitosti ne bo prišlo (samo) zato, ker so zaposleni začeli uporabljati drugo programsko rešitev. Informacijska tehnologija je namreč zgolj orodje, ki omogoča učinkovitejšo izvedbo poslovnih priložnosti in procesov. Njena naloga ni, da jih ustvarja.
Vodja procesa mora biti nekdo, ki ima dovolj zagona in motivacije, da projekt ne bo propadel ob prvih ovirah in odporih zaposlenih. Mora biti vlečni konj sprememb, trdno prepričan o koristih in pomembnosti rezultatov, ki so cilj projekta.
Zunanji strokovnjaki vam bodo lahko pomagali, a brez trdnega zaveznika bodo tudi oni brez moči in obsojeni na neuspeh.
Usposabljanje ekipe
Prav vsi v podjetju morajo razumeti nov način dela in kako ga izvajati – tako širšo sliko podjetja, kot tudi konkretne spremembne procesa pri njihovem delu. Morda se delovni proces ne bo bistveno spremenil, drugačen pa bo način njegovega izvajanja.
V vsakem primeru pa je tu ključna tudi vloga vodje procesa prenove, saj bo njegova naloga uspešno skomunicirati prednosti in koristi, ki jih bodo spremembe prinesle.
Eden pomembnejših dejavnikov uspeha je torej opolnomočenje zaposlenih. Z zadostnimi pooblastili za sprejemanje odločitev in podporo informacijske tehnologije, je njihovo delo lahko enostavnejše, hitrejše in kvalitetnejše.
Vprašanje varnosti
Kako prepričani ste, da so fascikli najboljša rešitev in kako navezani ste na njih? To sta namreč dve ločeni vprašanji in medtem ko vam na prvo lahko odgovorimo (“niso”), boste do zaključka na drugo vprašanje morali priti sami.
Hkrati razmislite tudi o vrsti hrambe – se boste zanašali na digiatalni arhiv dokumentacije, ali pa boste morda izkoristili tudi možnost certificiranega arhiva? Kakšne so vaše potrebe na tem področju?
Kako izgleda “digitalno transformirano” podjetje?
Vidimo, da je digitalna transformacija veliko več kot samo nova tehnologija. Ni projekt z določenim rokom zaključka in ni uvedba ene same rešitve, projekta ali cilja – je proces, ki se nenehno izvaja. Gre za ustvarjanje prilagodljivih poslovnih procesov, ki bodo odporni na spremembe tudi v prihodnosti (tako tehnološke, kot tudi nihanja na trgu). Ni torej dejanje z opredeljenim koncem, ampak stanje nenehne pripravljenosti na spremembe.
Članek je bil prvotno objavljen in si ga lahko v celoti preberete na blogu AcocuntingBox podjetja PRONET Kranj.
